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"O mês foi bom, vendi bem, mas não tenho dinheiro para pagar o fornecedor." Se você já falou isso, não está sozinho. É uma das frases mais comuns entre donos de pequena empresa. E quase sempre o problema não é falta de venda. É falta de enxergar quando o dinheiro entra e quando ele sai.
É para isso que serve o fluxo de caixa. Neste artigo você vai entender o que ele é, ver um exemplo de uma pastelaria semana a semana e saber quando a planilha deixa de dar conta.
O que é fluxo de caixa
Fluxo de caixa é o registro de todo dinheiro que entra e sai do negócio, na data em que ele entra ou sai de verdade. Não na data da venda. Não na data da nota. Na data em que o dinheiro cai na conta ou sai dela.
Ele responde três perguntas simples:
- Quanto eu tenho hoje?
- Quanto vai entrar e sair nos próximos dias?
- Em que dia o dinheiro vai faltar?
A terceira é a mais importante. Quem sabe com duas semanas de antecedência que vai faltar dinheiro tem tempo de negociar um prazo, segurar uma compra ou correr atrás de quem está devendo. Quem descobre no dia, paga juros.
Lucro não é caixa
Este é o ponto que mais confunde. O lucro mostra se o negócio ganha dinheiro no mês. O caixa mostra se você tem dinheiro no dia. Uma empresa pode ter lucro e ficar sem caixa. E pode ter caixa e estar dando prejuízo, gastando a reserva sem perceber.
Três motivos fazem os dois números serem diferentes:
- Venda a prazo. A venda no cartão de crédito entra no faturamento hoje, mas o dinheiro só cai depois.
- Contas de outro mês. O imposto da venda deste mês, por exemplo, costuma ser pago no mês seguinte.
- Compras grandes. Um equipamento novo sai inteiro do caixa num dia, mas vai servir por anos.
Exemplo: um mês da pastelaria, semana a semana
A pastelaria do bairro, que já usamos no artigo sobre como calcular o preço de venda, fatura R$ 44.800 por mês e tem R$ 6.720 de lucro. No papel, está tudo certo.
Neste mês, ela começou com R$ 1.500 na conta. E logo na primeira semana a fritadeira quebrou: R$ 3.500 para trocar. Veja o que aconteceu com o caixa:
| Semana | Entradas | Saídas | Saldo no fim |
|---|---|---|---|
| Saldo inicial | R$ 1.500 | ||
| 1ª (dias 1 a 7) | R$ 9.200 | R$ 12.300 | −R$ 1.600 |
| 2ª (dias 8 a 14) | R$ 10.400 | R$ 6.900 | R$ 1.900 |
| 3ª (dias 15 a 21) | R$ 10.800 | R$ 9.200 | R$ 3.500 |
| 4ª (dias 22 a 31) | R$ 11.400 | R$ 11.400 | R$ 3.500 |
| Mês | R$ 41.800 | R$ 39.800 |
O que saiu em cada semana:
- 1ª: fornecedores R$ 5.600, aluguel R$ 2.500, contador R$ 400, sistemas R$ 300 e a fritadeira R$ 3.500.
- 2ª: fornecedores R$ 5.500, energia R$ 600, gás R$ 500, água R$ 150 e internet R$ 150.
- 3ª: fornecedores R$ 5.500, imposto do mês anterior R$ 2.700 e adiantamento da ajudante R$ 1.000.
- 4ª: fornecedores R$ 5.500, pró-labore da dona R$ 4.000, restante da ajudante R$ 1.600 e manutenção R$ 300.
Repare em três coisas:
- As entradas do mês (R$ 41.800) são menores que o faturamento (R$ 44.800). Parte das vendas no crédito só cai no mês que vem.
- O lucro foi de R$ 6.720, mas o caixa subiu só R$ 2.000. O imposto do mês passado e a fritadeira comeram a diferença.
- Na primeira semana, o saldo ficou negativo. A dona teve que usar o cheque especial por alguns dias, e pagou juros por isso.
Com o fluxo de caixa projetado, ela teria visto isso antes. Bastava pedir ao fornecedor para pagar a fritadeira em duas vezes, ou trocar a data de uma compra para a segunda semana. O mês fecharia sem nenhum dia no vermelho.
Como montar o seu fluxo de caixa
- Comece com o saldo de hoje. Some o que tem no banco, na maquininha e na gaveta.
- Liste tudo o que vai entrar, com a data real: vendas no Pix e em dinheiro (na hora), débito (no dia seguinte, em geral), crédito (no prazo da sua maquininha) e clientes que compraram fiado ou a prazo.
- Liste tudo o que vai sair, com a data de vencimento: fornecedores, aluguel, salários, pró-labore, contas de consumo, impostos e parcelas.
- Calcule o saldo dia a dia ou semana a semana. Saldo de ontem + entradas − saídas.
- Olhe para frente. Projete pelo menos as próximas 4 semanas. Onde o saldo ficar negativo, aja antes.
- Anote o que aconteceu de verdade. No fim da semana, compare o previsto com o real. Com o tempo, a sua previsão fica cada vez melhor.
Planilha ou sistema?
Uma planilha simples resolve no começo. Uma coluna para a data, uma para a descrição, uma para entrada, uma para saída e uma para o saldo. Ela tem a vantagem de ser grátis e fácil de entender.
O problema aparece quando o negócio cresce. A planilha depende de alguém lembrar de lançar tudo, todo dia. Não avisa quando uma conta vai vencer. Não cobra o cliente que atrasou. E não mostra, sozinha, o resultado do mês.
É hora de trocar por um sistema quando:
- Você tem mais de 20 ou 30 lançamentos por semana.
- Vende a prazo e precisa acompanhar quem pagou e quem não pagou.
- Já pagou juros ou multa porque esqueceu um vencimento.
- Quer ver o lucro do mês sem passar o fim de semana somando planilha.
Erros comuns
- Misturar o dinheiro da casa com o do negócio. Tire um pró-labore fixo e pare de pagar conta pessoal com o caixa da empresa. Veja por que o pró-labore é custo fixo.
- Lançar a venda no crédito como dinheiro de hoje. Ele só existe na data em que cai.
- Olhar só para trás. Fluxo de caixa que só registra o passado é um extrato. O valor está em projetar.
- Não ter reserva. Um mês ruim ou uma fritadeira quebrada não podem virar dívida. Veja quanto guardar de capital de giro.
No AutoZap: o financeiro junto com o atendimento
O AutoZap tem um módulo Financeiro dentro da mesma plataforma em que você atende os clientes pelo WhatsApp. Nele você controla o caixa e as contas, lança contas a pagar e a receber, vê a projeção das próximas semanas e acompanha a DRE com o resultado do mês.
Como fica tudo no mesmo lugar, a venda fechada na conversa não se perde no caminho até o financeiro. E para quem vende a prazo, a plataforma pode mandar o lembrete de pagamento pelo WhatsApp antes do vencimento, para o dinheiro entrar no dia certo.
Conheça a AutoZap e transforme as suas conversas em vendas. Prefere fazer isso junto com a gente? Fale com o Henrique pelo WhatsApp no quadro abaixo.
Resumo
- Fluxo de caixa registra o dinheiro na data em que ele entra ou sai de verdade.
- Lucro não é caixa: venda no crédito, imposto do mês anterior e compras grandes fazem os dois números serem diferentes.
- Projete pelo menos 4 semanas para ver antes o dia em que o dinheiro vai faltar.
- A planilha serve no começo; troque por um sistema quando os lançamentos, as vendas a prazo e os vencimentos crescerem.
- No AutoZap, caixa, contas a pagar e a receber, projeção e DRE ficam junto com o atendimento no WhatsApp.
